Innovation in der Schichtplanung – Am Anfang stand ein Vortrag von mir (Michael Wieden) zum Thema „Chronobiologie in der Personaleinsatzplanung“ sowie in der Folge ein gemeinsamer Workshop mit Führungskräften der Klinik Wartenberg. In der Folge wurde Anfang 2019 das Projekt „Chronotypenorientierte Personaleinsatzplanung“ entwickelt. Hiermit betraten wir in dieser Größenordnung weltweites Neuland. Auch der dabei verwendete RNA-Chronotyp Test (Bluttest – Vorläufer vom BodyClock Haarwurzeltest) wurde noch nie so umfänglich in Anspruch genommen.
Ausgangssituation – Schlafstörungen durch Schichtarbeit
Bei einer Vortragsreihe von uns vor Entscheidern aus Wirtschaft und Gesundheitswesen im Auftrag der AOK Bayern kam es im Nachgang zu einem Gespräch mit der Klinikleitung und den BGM-Verantwortlichen. Im Verlauf des Gespräches kristallisierte sich die Idee heraus, die Schichtplanung auf Basis von Chronotypen zu gestalten. Grundlage waren dabei die Ergebnisse regelmäßiger Mitarbeiterbefragungen. Das Thema „Schlafstörungen“ wurde gerade unter den Mitarbeitern aus der Schichtarbeit zunehmend als belastend bezeichnet. In einem darauffolgenden Workshop wurden die Gedanken konkretisiert und konzeptionell in einem Gesamtprojekt „Chronobiologie in der Klinikpraxis“ festgezurrt.
Das Projekt „COPEP“ an der Klinik Wartenberg
Unter wissenschaftlicher Begleitung durch den Chronobiologen Prof. Dr. habil. Thomas Kantermann der FOM in Essen und im Verbund mit dem Team „BodyTime“ um den Chronobiologen Prof. Achim Kramer an der Charité in Berlin starteten wir im Juli 2019 gemeinsam das erste Teilprojekt, die Studie „Chronotypenorientierte Personaleinsatzplanung“. Im Vorfeld habe wir in mehreren Vorträgen und Gesprächen die Mitarbeiter über die Thematik und den Projektablauf informiert.
Meilensteine
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Gesundheitstage in der Klinik Wartenberg – Information zur Bewußtseinsbildung in Sachen Chronobiologie (ChronoCollege®) Juli 2019 – Betriebsinterner KickOff-Gesundheitstag im Juli 2019 zusammen mit dem BodyTime-Team. Hier haben wir über das Projekt informiert und freiwillige Mitarbeiter für eine erste Studie geworben. Dies und weitere Maßnahmen haben letztendlich dazu geführt, dass sich über 120 Mitarbeiter für die freiwillige Chronotypisierung auf Basis eines Bluttests gemeldet hatten.
- Oktober 2019 – Blutentnahme und Transport der Proben an die Charité durch BodyTime erfolgt im Rahmen weiterer interner Gesundheitstage.
- November 2019 – Zusendung (online) der Ergebnisse der Chronotypisierung an die Teilnehmer auf Basis des festgestellten DLMO-Wertes.
- November 2019 – Interviews durch uns mit den Teilnehmern, die die Ergebnisse zur Weiterverarbeitung freigegeben hatten, um weitere Zeiten zu ermitteln (z.B. Fahrtzeiten, Morgen-/Abendhygiene, Kinderbetreuung etc.). Diese Zeiten wurden von uns dann im weiteren Verlauf zu der durch den Bluttest ermittelten biologischen Schlafzeit der Mitarbeiter hinzugefügt.
- Dezember 2019 – Ermitteln eines empfohlenen Arbeitsfensters als Grundlage für die weitere chronotypenorientierte Schichtplanung bzw. Personaleinsatzplanung durch uns.
- Januar -März 2020 – Ausarbeitung der chronotypenorientierten Schichtplanung auf Basis der von uns empfohlenen Arbeitsfenster durch die Klink Wartenberg.
- 01.04.2020 – Start der neuen Arbeitszeiten
- 30.07.2020 – Ende des Studienzeitraumes
- Ab 08.2020 Wissenschaftliche Auswertung
- Juni 2021 – Präsentation der Ergebnisse und Erfolge
- September 2022 – Start des Folgeprojektes „ChronoClinic“
Ergebnisse und Erfolge
- 58% weniger mit schlechter Schlafqualität und
- 72% weniger mit Tagesmüdigkeit
- 20% reduzierter Weckergebrauch
- u.v.m.
Die komplette Ergebnisauflistung inkl. der Projektbeschreibung finden Sie in unserem Whitepaper zum Download hier.
Chronotypenverteilung innerhalb der Klinik Wartenberg
Nicht zuletzt hat die Klinik jetzt schon durch die Auswertung der RNA-Tests einen Überblick darüber, wie ein Teil der Mitarbeiter „tickt“. Dies ist bei jedem Projekt der Ausgangspunkt für alle weiteren Maßnahmen. Aus der Grafik rechts ist zu entnehmen, dass die Verteilung sich deutlich um einen DLMO zwischen 21.00 Uhr und 23.00 Uhr gruppiert. Eine solche Kummulation war zu erwarten. Interessant sind jedoch vor allem die Spättypen. Einige Mitarbeiter weisen einen DLMO von später als 01.00 Uhr auf. Dies bedeutet, dass sich deren biologische Nacht zwischen 02.30 Uhr und 10.30 Uhr abspielt. Es sind sogar Personen im Testfeld dabei, deren biologische Nacht sich noch später zeigt. Hierbei handelt es sich in diesem Fall um extreme Spättypen, die sogar eine biologische Nacht zwischen 06.30 Uhr und 14.30 Uhr bzw. 08.30 Uhr und 16.30Uhr aufweisen. Im Gegenzug zeigen sich aber auch extrem frühe Typen, deren biologische Nacht teilweise schon um 16.30Uhr beginnt und gegen 4.30 Uhr endet. Die biologische Nacht muss also keineswegs mit der irdischen Nacht zusammenlaufen.
Somit läßt sich tatsächlich aufzeigen, dass auch solche Extremtypen in Unternehmen zu finden sind. Gerade für die Belegung der Früh- und Nachtschichten innerhalb der Schichtarbeit sind dies wichtige Erkenntnisse.
Bewußtseinsbildung
Verbesserungen innerhalb der Schichtplanung bezogen sich bisher in erster Linie auf die Art der Rotation. Wie die Mitarbeiter selbst ticken, war überwiegen nicht relevant. Die wichtigste Voraussetzung ist daher die Überzeugung der Unternehmensleitung. Nur durch die im Vorfeld bei den Entscheidern erzeugte Begeisterung für die Chancen, die in diesem Thema liegen war es möglich, ein Bewusstsein im Unternehmen zu schaffen, und diesen ersten Weg der Studie beschreiten zu können. Sowohl die Teilnehmer, als auch die Entscheider sehen nun vieles mit gänzlich anderen Augen. Auch dies alleine ist bereits als Erfolg zu bewerten.
Information
Veränderungen in der Schichtarbeit sind ein sehr sensibles Unterfangen. Zudem ist die Chronobiologie ein noch in der Öffentlichkeit nahezu unbekanntes Feld und birgt neben Chancen auch Potenzial für Ängste vor Veränderungen, wenn man manche Dinge nur oberflächlich betrachtet oder sie nicht erklärt. Die Anzahl der Teilnehmer in diesem Projekt wurde durch intensive Information durch uns, der Projektgruppe BodyTime, der von mir hinzugezogenen wissenschaftlichen Leitung Prof. Thomas Kantermann, als vor allem auch durch das unternehmensinterne Projektteam erreicht. Es bedarf rücksichtsvoller Information, um Menschen für einen Bluttest zu gewinnen. Unsere persönlichen Interviews waren daher besondern wichtig, um ggfs. auch Ängste auf Basis der persönlichen Situationen einschätzen und darauf basierend abbauen zu können.
Weiterer Verlauf
Die Studie selbst ist „nur“ ein Teil des geplanten Gesamtprojektes „ChronoClinic – Chronobiologie in der Klinik“ an der Klinik Wartenberg, das z.B. auch Themen der Beleuchtung und Ernährung beinhaltet. Sie bietet jedoch eine Grundlage für die Ausprägung.
Im September 2021 startete das Folgeprojekt von ChronoClinic . Über 50 weitere Mitarbeiter*innen wurden mit dem neuen BodyClock RNA-Test auf Basis von Haarwurzeln/Haarfolikeln chronotypisiert und im Anschluss von mir und meiner Frau auf Basis des jeweiligen Ergebnisberichts gecoacht. Über 80% waren nun auch bereit, ihre Ergebnisse mit der Klinikleitung zu teilen, um die Arbeits- und Schichtzeiten auf Basis der Chronotypen zu optimieren. Das hierfür von uns entwickelte System „COPEP®“ wurde nach der ersten Studie verfeinert, was zu positiven Auswirkungen geführt hat.
- Höhere Akzeptanz bei der Freigabe der Daten für die Personaleinsatzplanung,
- positivere persönliche Effekte durch die individuellen Einzelcoachings etc.
Die Ergebnisse bestätigen den Erfolg des ersten Projektes. Sie stehen auf Anfrage zur Verfügung.
Projektseite Klinik Wartenberg
Presse & Medien
WDR Bericht in der Sendung „Markt“, Kugel2 am 22.06.2022. (ab Minute 28.30)
Projektpartner
Charité Berlin/Projektgruppe Bodytime (Prof. Achim Kramer
BGW – Berufsgenossenschaft für Gesundheitdienst und Wohlfahrtspflege
Zu allen Themen bietet Michael Wieden (aliamos GmbH) Vorträge an. Einen Überblick finden Sie hier. | Sie wollen Feedbacks zu den Vorträgen sehen? Die haben wir hier. | Abonnieren Sie den aliamos Newsletter |
Michael Wieden beschäftigt sich als Betriebswirt seit 2002 mit der Chronobiologie im Personalmanagement. Schon 2003 hielt er hierzu seinen ersten Vortrag auf einer Veranstaltung der INQA (Initiative der neuen Arbeit).
Zu den Themen „Chronobiologie im Personalmanagenement“ sowie mobilen Arbeitsformen hat er bereits Bücher geschrieben, und dabei den Begriff „Liquid Work®“ geprägt.
Zusammen mit Claudia Garrido Luque gründete er 2014 die aliamos GmbH und berät seit dem Kommunen, Unternehmen und Kliniken zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement. Von 2012 bis Ende 2016 war er externer Wirtschaftsförderer für die Stadt Bad Kissingen und Initiator des weltweit einzigartigen Projektes „ChronoCity – Pilotstadt Chronobiologie“. Zu ChronoCity®, Chronobiologie-Themen und mobilen Arbeitsformen trat er wiederholt als Experte in verschiedenen Fernsehformaten (z.B. TerraX, Planet Wissen, W wie Wissen, Xenius etc.) auf. Zudem war er von 2014 bis 2017 Mitglied des Arbeitskreises „Zeitgerechte Stadt“ der ARL – Akademie für Raumforschung und Landesplanung in Hannover.
Aktuell hält er Vorträge zum Thema „Chronobiologie im Personalmanagement“ und „Mobile Arbeitsformen“, und berät Unternehmen bei der Umsetzung chronobiologischer Ansätze in Unternehmen und Kliniken.
